Die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (gpaNRW) hat die Aufgabe, die Haushaltswirtschaft der Gemeinden und Kommunen in NRW zu prüfen und Letztere entsprechend zu beraten. Aktuell ist sie selbst öffentliche Auftraggeberin in einem Vergabeverfahren und muss die Spielräume des Vergaberechts bestmöglich nutzen. Die Bürofläche der Zentrale der gpaNRW in Herne soll mit neuen Büromöbeln ausgestattet werden. Hier handelt es sich keinesfalls nur um die klassische Ausstattung von Arbeitsplätzen mit Tisch und Stuhl. Vielmehr werden unter höchsten Qualitätsanforderungen unterschiedliche Arten der Möblierung für die Einrichtung von Lounge-, Archiv- und Wartebereichen sowie Bibliotheks-, Konferenz- und Präsidiumsräumen benötigt.
Die größte Herausforderung bestand darin, die herausragenden qualitativen Anforderungen der gpaNRW in einer Leistungsbeschreibung für die Bieter nachvollziehbar und transparent darzustellen, ohne die Wahl der einzelnen Möbelstücke bereits durch die Ausschreibungsunterlagen zu sehr einzuengen. Natürlich hat die Auftraggeberin in so einer Situation ein detailliertes Bild der Wunscheinrichtung vor Augen, sie darf sich jedoch nicht auf bestimmte Produkte festlegen. Denn in Ausschreibungen ist Produktneutralität zu bewahren. Das bedeutet, abgefragte Leistungen müssen grundsätzlich so ausgeschrieben werden, dass auch faktisch keine Festlegung auf ein bestimmtes Produkt eines bestimmten Herstellers erfolgt. Gleichzeitig muss die Beschreibung aber so genau sein, dass die Bieter wissen, was sie anzubieten haben, um entsprechend kalkulieren zu können. Die Vorstellungen der Auftraggeberin dann so zu beschreiben, dass sie ein geeignetes und vergaberechtskonformes Leistungsverzeichnis darstellen, war eine umfangreiche Aufgabe mit viel Abstimmungsbedarf – und der Spagat zwischen detaillierter, aber nicht zu produktspezifischer Beschreibung eine Herausforderung.
Auch musste zur Bewertung der Angebote eine praktische und rechtssichere Bewertungsmatrix erstellt werden. Denn neben dem Preis sollen auch Qualität, Funktionalität und Ästhetik der Möbelstücke bewertet werden. Dabei ist insbesondere darauf zu achten, dass die gewählten Bewertungskriterien nachvollziehbar und möglichst objektivierbar sind. Da die Bewertung von Design und Ästhetik regelmäßig sehr individuell und zudem wenig fassbar ist, mussten entsprechende Unterkriterien erarbeitet werden, die für die Bieter erkennen lassen, worauf die Auftraggeberin Wert legt und nach welchen Maßstäben eine Bewertung erfolgt. Letztendlich konnte auch diese Hürde genommen werden, sodass die Bewertung der Kriterien, die je nach Produktart unterschiedlich gewichtet werden sollen, ermöglicht wird.
Bei der europaweiten Ausschreibung zur Beschaffung der Möbel wird die gpaNRW von Dr. Oliver Homann und Kristin Beckmann am Kölner Standort von Leinemann Partner Rechtsanwälte vergaberechtlich beraten und begleitet.
