Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist mit einem Portfolio von Grundstücken mit einer Gesamtfläche von rund 460.000 Hektar, mehr als 38.000 Wohnungen und nahezu allen inländischen Dienstliegenschaften der Bundesressorts (ca. 4.800 Immobilien) eine der größten Immobilieneigentümerinnen Deutschlands. Zu den Aufgaben der BImA zählt neben MieterInnenverwaltung, Verwaltung der wirtschaftlichen Verwertung, forstlicher Bewirtschaftung, Wohnungsfürsorge für Bundesbedienstete, Neu- und Umbau von Wohnungen und anderen Bundesgebäuden insbesondere die Bestandsverwaltung. Um sämtliche Objekte und Immobilien im Blick zu haben und deren Zustand hinsichtlich
unterschiedlichster Faktoren überwachen zu können, wird bereits seit vielen Jahren auf eine anspruchsvolle Softwarelösung zurückgegriffen. Diese Software ist unter anderem wesentlicher Baustein zur Ermittlung
der Maßnahmen- und Kostenplanung der BImA.
In Deutschland gibt es kein anderes Unternehmen mit gleichem oder ähnlichem Zuschnitt wie die BImA. Dementsprechend gibt es auch keine Standardlösungen für ein Liegenschaftsmanagement in dem erforderlichen Umfang. Auch die bislang im Einsatz befindliche Bestandsverwaltungssoftware wurde seinerzeit eigens für die Zwecke der BImA in Zusammenarbeit mit einem Softwarehersteller und dem Fraunho-fer-Institut für Bauphysik individuell entwickelt.
Eine besondere Herausforderung beim Einkauf der Nachfolgelösung lag daher darin, mit der infrage kommenden Softwareherstellerin im Verhandlungsverfahren ein Vertragswerk zu verhandeln, welches
den Bedürfnissen der BImA gerecht wird und die erheblichen individuellen Anforderungen und Entwicklungsbedarfe ausreichend detailliert abbildet. Nach vielen angeregten Verhandlungsrunden unter Moderation von Leinemann Partner ist es schließlich gelungen, die Wünsche der BImA sowohl hinsichtlich der Umsetzung der funktionellen Anforderungen an die
Software als auch hinsichtlich BenutzerInnenlizenzen und anderen vertragstechnischen Einzelheiten in ein komplexes, aber für beide Seiten zufriedenstellendes Vertragswerk zu gießen.
Die neuen Entwicklungen bringen funktionelle Modernisierungen mit sich: Es soll beispielsweise auch möglich sein, die energetischen Faktoren von
Gebäuden abzubilden, aus denen wiederum erforderliche Modernisierungsmaßnahmen abgeleitet werden können. Auf diese Weise soll dazu beigetragen werden, klimaschonend zu wirtschaften: Digitales Liegenschaftsmanagement wird nachhaltig.
